Com impacta la tecnologia en les administracions públiques?

 

Carmen Lavado, cap del Departament de Sistemes d’Informació
Eva Ruiz, responsable d’Administració Electrònica
Michael Donaldson, director de Planificació Estratègica
Ajuntament de Gavà

 

 

La tecnologia sempre ha estat un motor de propulsió del canvi en la societat, i en aquest sentit ha permès tenir serveis inimaginables fa vint anys i consumir productes i serveis de manera molt diferent de com ho fèiem fa vint anys.

No obstant això, les administracions públiques ofereixen serveis diferents dels que oferien fa vint anys o es consumeixen de manera diferent de fa vint anys? Segurament la resposta és un contundent no.

A les administracions públiques, i des de la perspectiva tecnològica, innovadora o de modernització, s’ha intentat inserir la tecnologia perquè produís el mateix canvi que ja s’estava duent a terme en la societat. Però el resultat ha tingut un impacte relatiu.

Quins són els motius pels quals tot i tenir lleis que ens obliguen a utilitzar mitjans electrònics en serveis fonamentals ens costi tant poder-los implementar?

Vegem, en primer lloc, quin és l’escenari amb el qual ens enfrontem. Es tracta d’una plantilla d’empleats i empleades públics envellits, amb més del 35% de més de cinquanta-cinc anys i que no són nadius digitals. Serà molt difícil que sense formació i capacitació s’adaptin de manera senzilla als nous rols que l’Administració del segle xxi, a l’era digital, requereix.

Un altre handicap, sens dubte, és el nostre règim jurídic, altament garantista i sovint massa aïllat de la realitat tecnològica, fet que impedeix oferir solucions senzilles per facilitar aquesta transició cap a l’era digital de l’Administració pública. Finalment, les administracions som deutores d’una cultura organitzativa encara excessivament vertical, i les tecnologies no casen bé amb fronteres i departaments per desplegar tot el seu potencial i requereixen canvis transversals en les organitzacions per arrelar-hi i oferir fruits.

Avanços tecnològics clau

Són moltes les evolucions tecnològiques que hi ha hagut en els últims anys, però destacaríem el núvol i les aplicacions mòbils com el més revolucionari. Amb la filosofia Mobile First, cap companyia es planteja un servei que no es pugui oferir a través del mòbil, i les administracions hem fet les nostres excursions, tot i que encara tenim recorregut per fer.

Aquests avenços, i molts altres que hi estan vinculats, han d’oferir nous serveis a la ciutadania, com el vot electrònic, i també als empleats i empleades públics, com el teletreball.

Nous perfils necessaris a l’Administració pública del segle xxi

Les administracions públiques, tradicionalment, han gestionat ciutadania, territori i serveis per a aquesta ciutadania en aquest territori. Però cada vegada més es veuen amb la necessitat de gestionar bé les dades generades per la ciutadania, si és que volen oferir serveis de manera diferent, més eficients o més nous. En aquest sentit, les organitzacions que apostin per aquesta manera d’entendre l’Administració pública, els CDO (Chief Data Officers) són i seran una peça clau i fonamental com a encarregats de la governança de les dades.

Com ens organitzem per afrontar la revolució tecnològica

Les administracions públiques, per adaptar-nos a aquesta revolució tecnològica, hem d’apostar per la capacitació dels empleats i empleades públics i la gestió del canvi, partint de la base que són una peça clau en el procés de transformació de l’organització.

La restricció pressupostària dels últims anys ha tingut una conseqüència clara: l’envelliment de les plantilles. Això ha fet que coincidint amb l’elaboració dels plans de transformació digital i amb la modernització que han impulsat moltes administracions públiques, aquestes no comptin amb els perfils necessaris i disposin d’un pressupost limitat per contractar professionals externs experts en la matèria.

Però ara que sembla que el cicle es va invertint, cal una aposta decidida per afrontar el repte d’adaptar l’organització als canvis tecnològics. Aquest fet s’uneix a la tasca de gestionar el relleu generacional i la transmissió de coneixement entre professionals amb perfils que haurien de ser diferents i que desenvoluparan les seves funcions de forma completament diferent.

Les administracions públiques hauran d’afrontar tres aspectes clau per adaptar-se a aquesta revolució. En primer lloc, caldrà que l’organització analitzi i identifiqui els nous perfils professionals necessaris per afrontar aquests reptes i defineixi les seves funcions.

En segon lloc, farà falta fer una selecció d’aquests nous perfils, la qual ha d’anar més enllà d’avaluar els coneixements i ha de complementar-se amb la selecció de professionals que posseeixin les competències i les habilitats necessàries per adaptar-se als canvis accelerats que es produiran els propers anys. Caldrà tenir en compte el següent: la intel·ligència artificial, la robòtica, la cadena de blocs  —blockchain—, etc.

En tercer i últim lloc, serà bàsic repensar estructures i implantar canvis organitzatius. És nombrosa la literatura acadèmica contrastada amb la tossuda realitat que malgrat que les administracions s’han organitzat de forma jeràrquica i s’han estructurat en unitats molt especialitzades necessiten solucions integrals i transversals per transformar la gestió pública i afrontar els nous reptes. I és que la transformació digital de l’organització té caràcter polièdric; no és només un canvi tecnològic, sinó que també suposa un canvi organitzatiu, cultural i jurídic. D’aquí la importància de treballar cooperativament compartint coneixement. Aquest és un nou escenari on, sens dubte, serà essencial que les administracions públiques es dotin d’estratègia per abordar de forma ordenada aquest procés de racionalització organitzativa que ha d’assentar les bases del futur de la institució.

Però la gran pregunta que cal plantejar-se és el perquè de la incorporació de la transformació digital a les administracions públiques. Doncs, per al mateix que afecta la resta de les accions i de les polítiques públiques: per servir la ciutadania per millorar la qualitat de vida de les societats on presten servei les institucions.

De manera succinta apuntem dos camins que cal desenvolupar. En primer lloc, disposar de la tecnologia com a aliada per transparentar l’acció de govern, donar poder a la ciutadania a través de la participació digital i el vot electrònic, i fomentar la pedagogia del que és públic mitjançant la rendició de comptes.

En segon lloc, la tecnologia ha de fer fàcil i àgil la relació burocràtica entre l’Administració i la ciutadania. En un primer estadi, ha de ser de manera reactiva, facilitant al màxim els serveis digitals i oferint aquests serveis d’una manera còmoda, senzilla i agradable però també segura i rigorosa. En una segona dimensió, cal que sigui a partir de l’administració proactiva. Les administracions públiques, a partir de dades massives, han de ser capaces de conèixer bé les necessitats de la ciutadania a través de les dades que genera i així anticipar-nos i facilitar-los la relació amb la seva administració. Aquestes dades, ben gestionades, han d’esdevenir una informació que, al seu torn, genera coneixement per així prendre millors decisions, les quals redunden en la millora de la prestació del servei públic.

Gener de 2019